Als erfahrener Schriftsteller kann ich mich leicht in die Lage von Schülern versetzen, die vor der Aufgabe stehen, formelle Briefe zu schreiben. Dies ist eine Fähigkeit, die die Grundlage bildet, um sich mühelos in professionellen Umgebungen zu bewegen. Dieser Leitfaden soll helfen, dieses Mysterium zu überwinden und einfach formelle Briefe zu schreiben.
Wann schicken wir einen formellen Brief?
Formelle Briefe gehören nicht nur in staubige alte Bibliotheken oder Anwaltsbüros. Als WPS-Autor verwende ich sie ständig, um mich auszudrücken und Professionalität zu zeigen. Hier sind einige Szenarien, in denen formelle Briefe für mich unverzichtbar werden:
Bewerbungen: Hinterlasse einen überzeugenden ersten Eindruck mit deinem gut geschriebenen, aufmerksamkeitsstarken Anschreiben. Hier hast du die Möglichkeit, deine Persönlichkeit zu zeigen und im Detail zu erklären, warum du für die Position am besten geeignet bist.
Geschäftskorrespondenz: Ob es ein poliertes Angebot ist, das den Kunden auf deine Seite zieht, oder ein festes, aber faires Beschwerdeschreiben an den Lieferanten – formelle Briefe stellen sicher, dass deine Nachricht ernst genommen wird. Sie verleihen dem Ganzen ein Maß an Professionalität, das E-Mails oft fehlt.
Offizielle Mitteilungen: Wenn du Menschen im öffentlichen Bereich über Änderungen von Richtlinien, Ankündigungen von Veranstaltungen oder andere wichtige Informationen informieren möchtest, verleiht ein formeller Brief dem Ganzen die erforderliche Legitimität und Klarheit.
Kündigungsschreiben: Verabschiedest du dich von einem Job? Ein formelles Kündigungsschreiben ist der stilvolle und professionelle Abschied. Es erklärt auch, warum das offizielle Datum, an dem jemand seinen Job verlässt, wichtig ist.
Empfehlungsschreiben: Formelle Briefe sind äußerst hilfreich, um eine Person für einen Job, eine Hochschule oder eine ähnliche Gelegenheit basierend auf ihren Fähigkeiten oder ihrem Charakter zu empfehlen.
Dies sind einige Beispiele, aber die Anlässe, bei denen ein formeller Brief verwendet wird, reichen von geschäftlich bis persönlich. Das Fazit ist jedoch, dass du jedes Mal, wenn du geschäftliche Angelegenheiten klar, prägnant und professionell abwickeln möchtest, einen formellen Brief schreiben solltest.
Arten von formellen Briefen
Formelle Briefe passen nicht alle in eine Form. Es gibt verschiedene Typen, jeder mit seinem eigenen Zweck und seinen Konventionen. In meiner Erfahrung als WPS-Autor bin ich auf die folgenden häufigen Varianten gestoßen:
Bewerbungsschreiben: Dies ist wie dein persönliches Verkaufsgespräch für den Arbeitgeber. Denke daran, dass es der Raum ist, in dem du deine Erfahrungen, deine Expertise und deine Begeisterung für die Position betonen kannst. Wenn du dich für eine Marketingposition bewirbst, solltest du vielleicht betonen, wie proaktiv du bei Social-Media-Kampagnen warst oder wie brillant du bei der Erstellung fantastischer Texte warst.
Anschreiben: Viele verwenden diesen Begriff, um sich auf ein Bewerbungsschreiben zu beziehen, aber in den meisten Fällen handelt es sich eher um eine Einführung in den Lebenslauf und gibt einen kurzen Überblick über die Qualifikationen. Es ist sozusagen eine Art Vorschau auf den Hauptfilm.
Geschäftskorrespondenz: Diese Kategorie ist breit gefächert und umfasst die meisten Briefe, die in einem professionellen Umfeld verwendet werden. Denke an die Angebote, die Projekte, ihren Umfang und das Budget umreißen, die Rechnungen, die Entschädigungen anfordern, die Verträge, die zur Besiegelung einer Vereinbarung verwendet werden, und in einigen Fällen sogar die Dankesschreiben, die unmittelbar nach einem erfolgreichen Treffen verschickt werden.
Beschwerdebriefe: Wenn du schlechten Service erhalten oder ein fehlerhaftes Produkt bekommen hast, ist der formelle Beschwerdebrief der Kanal, um deine Bedenken auszudrücken und eine Lösung zu finden. Beim Präsentieren des Problems sollte er klar, prägnant und sachlich sein.
Kündigungsschreiben: Während es schön wäre, einfach eine „Ich kündige!“-E-Mail zu verschicken, ist ein formelles Kündigungsschreiben der richtige Weg. Wieder einmal hast du die Möglichkeit, dich für die Gelegenheit zu bedanken und einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Empfehlungsschreiben: Solche Briefe sind einflussreich, weil sie formal die Expertise, den Charakter oder das Potenzial einer Person empfehlen. Ob du deinen früheren Mitarbeiter für einen neuen Job empfiehlst oder sicherstellst, dass die Verbesserung der akademischen Fähigkeiten eines Schülers anerkannt wird – das gute Empfehlungsschreiben öffnet Türen.
Jeder Typ von formellen Briefen wird gemäß den vorgeschriebenen Formaten und Ausdrucksmodellen geschrieben, sodass er seinen besonderen Zweck effektiv erfüllt. Die Kenntnis dieser Typen hilft dabei, professionelle Kommunikation selbstsicher und genau zu meistern.
Teile eines formellen Briefs
Formelle Briefe sind strukturierte Dokumente, die für formelle oder professionelle Kommunikation maßgeschneidert sind. Vertrautheit mit den wesentlichen Teilen gewährleistet Klarheit, Professionalität und Effektivität bei der Übermittlung der Nachricht. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Aufschlüsselung der wichtigsten Elemente:
1. Überschrift:
Datum: Gib ganz am Anfang das Datum an, an dem der Brief geschrieben wurde, um die gesamte Korrespondenz zeitlich einzuordnen.
Empfängeradresse: Auf der linken Seite der Seite schreibst du die vollständige Adresse deines Empfängers. Dazu gehören sein/ihr Name, Titel oder Position, Name der Organisation oder des Unternehmens, das er/sie vertritt (falls zutreffend), Straßenadresse, Stadt, Bundesland und Postleitzahl.
Absenderadresse (Rückadresse): Deine Adresse gehört in die obere rechte Ecke der Seite. Sie enthält deinen Namen, Straßenadresse, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Telefonnummer (falls gewünscht) und E-Mail-Adresse (falls gewünscht), damit er/sie dich erreichen kann.
2. Anrede:
Beginne mit einer offiziellen Begrüßung: „Sehr geehrte/r [Titel und Nachname des Empfängers],“ und ende mit einem Komma. Falls du den Namen nicht kennst, kannst du den Titel verwenden. Beispiel: Sehr geehrter/e Personalmanager/in.
3. Text:
Einleitung: Beginne mit einem geeigneten einleitenden Absatz. Gib zu Beginn klar den Zweck des Schreibens an. Stelle dich bei Bedarf vor und stelle den Kontext für die Kommunikation her.
Hauptteil: Der Inhalt sollte logisch in Absätze gegliedert sein, wobei jeder einen bestimmten Aspekt deiner Nachricht behandelt. Füge detaillierte Informationen, Belege oder Erklärungen hinzu, die deine Nachricht erfordert.
Schluss: Dieser Teil fasst die wichtigsten Punkte zusammen, die im Hauptteil deines Briefs angesprochen wurden. Falls erforderlich, sollten Anweisungen an den Empfänger bezüglich zu ergreifender Maßnahmen oder deines vorgeschlagenen nächsten Schritts angegeben werden.
4. Schlussformel:
Unterhalb des Hauptteils des Briefs lässt du eine Zeile frei für deine Schlussformel. Dies ist in der Regel eine höfliche Schlussformel wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Beste Grüße“ oder „Hochachtungsvoll“, gefolgt von einem Komma.
5. Unterschrift:
Lass etwa vier Zeilen unter deiner Schlussformel frei und unterschreibe mit Tinte, falls du den Brief per Post versendest. Wenn du ihn elektronisch einreichst, füge deine gescannte oder digitale Unterschrift ein. Unter der eigentlichen Unterschrift gibst du deinen vollständigen Namen ein und, falls gewünscht, deine Position für Klarheit.
Diese Elemente stellen sicher, dass formelle Briefe strukturiert, klar und professionell gemäß den Standards der geschäftlichen und offiziellen Kommunikation sind. Wenn du diese Regeln befolgst, kannst du die Wirksamkeit deines Briefes verbessern, da du ein professionelles Bild von dir selbst abgibst und dem Empfänger den gebührenden Respekt entgegenbringst.
Wie man einen formellen Brief in 7 Schritten schreibt [Mit Beispielen]
Das Schreiben formeller Briefe erfordert genaue Aufmerksamkeit und die Einhaltung einiger Konventionen. Hier sind einige Schritte, die dir dabei helfen:
Schritt 1: Absenderadresse: Beginne damit, deine Adresse oben rechts auf der Seite anzugeben. Schreibe deinen Namen, die Straßenadresse, Stadt, Bundesland und Postleitzahl auf. Dies trägt deine Identität und Kontaktinformationen.
Schritt 2: Datum: Lass eine Zeile unter der Adresse frei und gib dann in der folgenden Zeile das Datum an, an dem der Brief gesendet wird. Das Datum muss am linken Rand ausgerichtet sein.
Schritt 3: Adresse des Empfängers: Lass eine weitere Zeile frei und schreibe die Adresse des Empfängers auf der linken Seite. Dazu gehören der Name, Titel, der Name der Firma oder Organisation, die Straßenadresse, die Stadt, das Bundesland und die Postleitzahl. Im Falle einer ausländischen Adresse, erwähne auch das Land.
Schritt 4: Anrede: In der Zeile nach der Empfängeradresse beginnt der Brief formell mit einer Anrede. Schreibe „Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname],“ oder, wenn du das geschlechtsneutrale Anrede nicht kennst, kannst du stattdessen „Sehr geehrte/r [Vorname] [Nachname],“ schreiben.
Schritt 5: Hauptteil des Briefes: Nach der Anrede beginnt der Hauptteil des einseitigen Geschäftsbriefes, normalerweise mit einem einleitenden Satz, der den Grund für den Brief erklärt. Die Sprache sollte so einfach und klar sein, dass die Nachricht in diesen Absätzen angemessen vermittelt wird. Unterteile den Inhalt in Absätze; jeder Absatz behandelt nur einen Punkt oder eine Anfrage.
Schritt 6: Schlussformel: Lass eine Zeile nach dem Hauptteil des Briefes frei und schreibe eine formelle Schlussformel. Übliche Schlussformeln sind „Mit freundlichen Grüßen“, „Hochachtungsvoll“ oder „Ihrer Treue“, abhängig davon, wie formell der Brief ist und wie vertraut du mit der Person bist, an die du schreibst.
Schritt 7: Unterschrift: Lass etwa vier Zeilen nach der Schlussformel frei und schreibe deinen vollständigen Namen. Hier lässt du Platz, um deinen Namen zu unterschreiben, wenn du den Brief ausdruckst. Wenn du den Brief nur elektronisch versendest, kannst du deinen Namen unter der Schlussformel eintippen.
Diese Schritte helfen dir dabei, deinen formellen Brief korrekt zu strukturieren und professionell zu schreiben. All diese Elemente haben spezielle Funktionen, die für eine effektive und respektvolle Kommunikation in formellen Schreiben sorgen.
Zusätzliche Tipps: Wie du deinen formellen Brief mit WPS AI perfektionieren kannst
Das Perfektionieren von formellen Briefen ist in geschäftlichen und professionellen Umgebungen von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Tipps, die deinen Schreibprozess mit WPS AI verbessern können:
Überprüfung von Grammatik und Rechtschreibung: Mache vor der endgültigen Fertigstellung deines Briefes eine umfassende Überprüfung von Grammatik und Rechtschreibung mit WPS AI. Dies hilft dir, Tippfehler und grammatische Fehler zu vermeiden und lässt deinen Brief professionell aussehen.
Empfehlungen zu Ton und Stil: WPS AI bietet auch Empfehlungen zur Verbesserung des Stils und Tons deines Briefes. Sei es, die Sprache formeller zu gestalten oder den Gesamttone auf eine einfühlsame Dringlichkeit abzustimmen, WPS AI hat wertvolle Vorschläge, die es zu beachten gilt.
Strukturhinweise: Stelle sicher, dass dein Brief gut strukturiert und logisch aufgebaut ist. WPS AI wird dir dabei helfen, deinen Inhalt zu strukturieren, indem es Vorschläge für Absatzumbrüche, den Übergang von einem Punkt zum anderen und den Fluss des gesamten Inhalts gibt.
Anpassbare Vorlagen: Du kannst die angepassten Vorlagen für formelle Briefe in WPS AI verwenden. Die Vorlagen sind in einem Standardformat gestaltet, um dir Zeit beim Schreiben und Formatieren deines Briefes zu sparen.
Tipps zur Personalisierung: Verwende WPS AI, um Platzhalter-Kommentare für die Namen und Details der Empfänger zu erstellen, damit jedes Stück gut personalisiert und sorgfältig durchdacht erscheint.
Feedback einholen und bei Überarbeitungen helfen: Hole dir Feedback zur Klarheit, Prägnanz und Wirkung des Entwurfs von WPS AI ein und überarbeite den Entwurf vor der endgültigen Fertigstellung.
Dokumentenschutz: Formelle Briefe sollten vor unerwünschtem Zugriff geschützt werden. Die Dokumentenschutzfunktionen von WPS AI sind hilfreich beim Verschlüsseln von wichtigen Informationen und beim Kontrollieren des Zugriffs, indem nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.
Mit diesen Empfehlungen kannst du WPS AI nutzen, um formelle, professionelle Briefe effizienter und effektiver zu schreiben, um mit deinen Kunden, Kollegen und Interessengruppen in der Geschäftswelt zu kommunizieren.
Häufig gestellte Fragen zum Schreiben eines formellen Briefes
F1. Wie sollte ich einen formellen Brief formatieren?
Beginne mit deinen Kontaktdaten, die rechtsbündig ausgerichtet sind, gefolgt vom Datum, das linksbündig ausgerichtet ist.
Füge die Kontaktdaten des Empfängers linksbündig ein.
Beginne mit einer formellen Anrede („Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname],“).
Gliedere den Hauptteil in Absätze, wobei jeder einen bestimmten Punkt behandelt.
Schließe formell („Mit freundlichen Grüßen“) und unterschreibe deinen Namen darunter.
F2. Was ist der Unterschied zwischen einem formellen und einem informellen Brief?
Formelle Briefe dienen der offiziellen oder professionellen Kommunikation und verwenden standardisierte Sprache und Struktur.
Informelle Briefe sind lockere, persönliche Kommunikationsformen mit entspannter Sprache und Struktur.
F3. Wie spreche ich den Empfänger in einem formellen Brief an, wenn ich seinen Namen nicht kenne?
Verwende „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „An wen es betrifft“ als allgemeine Anrede. Wenn möglich, versuche, den Namen des Empfängers herauszufinden, um einen persönlicheren Touch zu verleihen.
Zusammenfassung
Das Beherrschen der Kunst, formelle Briefe zu schreiben, ist entscheidend für eine effektive berufliche Kommunikation. Mit WPS AI kannst du den Prozess optimieren und sicherstellen, dass jede Korrespondenz klar und korrekt ist. Beginne noch heute, selbstbewusst polierte formelle Briefe zu verfassen!
