Es ist schon vorgekommen, dass ich ein Projekt mit einem Kunden begonnen habe und ihm versichert habe, dass unsere Gespräche und unsere Arbeit vertraulich bleiben würden. Allerdings habe ich mir oft Gedanken über die Sicherheit der Dokumente selbst gemacht, insbesondere während der Übertragung. Angesichts der steigenden Zahl von Vertrauensbrüchen ist es wichtig, darüber nachzudenken, wie vertrauliche Informationen geschützt werden können.
Wenn Sie Dokumente haben, die Sie zwischen Ihnen und Ihrem Kunden geheim halten möchten und die nicht in die falschen Hände geraten sollen, möchte ich Ihnen hier einige wirksame Strategien vorstellen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen die besten Vorgehensweisen zum sicheren Teilen von Dokumenten, damit diese nur den beabsichtigten Empfänger erreichen.
Verwenden Sie WPS Office
An erster Stelle auf der Liste steht eine kostenlose Office-Suite-Anwendung: WPS Office , mit der Sie Ihre Arbeit sicher und kontrolliert mit anderen teilen können. Manche Leute, die ihre Arbeit häufig in Form von Dokumenten mit Kunden teilen, bevorzugen den Online-Zugriff, während andere Dateien erhalten, um sie später offline zu überprüfen. Ich habe mich für WPS Office als meine bevorzugte Lösung entschieden. WPS Office bietet Steuerelemente, mit denen Sie einschränken können, wer Ihre Dateien bearbeiten, anzeigen oder freigeben kann. So wird die Sicherheit Ihrer Inhalte gewährleistet, sodass Sie Ihre Arbeit, Ideen oder Forschungsergebnisse vertrauensvoll weitergeben können.
Was die kontrollierte Vorgehensweise angeht, hatte ich bei der Verwendung von WPS Office die Flexibilität, beim Teilen meiner Dateien eingeschränkten Zugriff festzulegen und auch unterschiedliche Passwörter für die Personen zuzuweisen, die den Inhalt des Dokuments anzeigen oder ändern können. Darüber hinaus gibt es für Sie keine Einschränkungen – egal, ob Sie ein Dokument online oder offline teilen möchten, WPS Office bietet Lösungen, die beide Anforderungen auf sichere und benutzerfreundliche Weise erfüllen.
Ich weiß, dass Sie nach einem Textverarbeitungsprogramm gesucht haben, mit dem Sie Ihre Dokumente sicher teilen können. Warum also das beste Angebot verpassen, insbesondere wenn es kostenlos ist? Sehen wir uns die Steuerelemente in WPS Office an, mit denen Sie Dateien sicher und vertraulich senden können.
Bearbeiten der Datei einschränken
Die Einschränkung der Bearbeitung ist eine großartige Funktion, um den Zugriff auf Ihre Dokumente zu steuern, wenn Sie diese offline über WPS Office teilen. Diese Kontrollen können je nach Bedarf variieren. Wenn Sie beispielsweise an einer Forschungsarbeit arbeiten und nicht möchten, dass Ihre Kollegen Änderungen an den Abschnitten Überschrift 3 vornehmen, können Sie dies ganz einfach über die Funktion „Bearbeitung einschränken“ in WPS Office einrichten.
Lassen Sie uns durchgehen, wie Sie auf das Tool „Bearbeitung einschränken“ in WPS Office zugreifen können, um Ihre Dokumente sicher freizugeben:
Schritt 1: Öffnen Sie das Dokument, das Sie mit WPS Office freigeben möchten.
Schritt 2: Gehen Sie in WPS Writer einfach auf die Registerkarte „Überprüfen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeitung einschränken“ in der Menüleiste „Überprüfen“.
An diesem Punkt sehen Sie auf der rechten Seite der WPS Writer-Oberfläche den Bereich „Bearbeitung einschränken“. Hier haben Sie zwei Hauptoptionen zur Auswahl:
Beschränkende Kontrolle: Mit dieser Option können Sie verhindern, dass andere Personen Änderungen an bestimmten Stilen vornehmen. Sie können beispielsweise verhindern, dass andere Personen den Stil „Überschrift 3“ in Ihrem Dokument ändern.
Schutz festlegen: Diese Option bietet zusätzliche Möglichkeiten, Ihr Dokument vor unnötigen Änderungen zu schützen. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:
Machen Sie das Dokument schreibgeschützt und verhindern Sie jegliche Änderungen.
Aktivieren Sie die Änderungsverfolgung, damit Sie später von anderen vorgenommene Änderungen akzeptieren oder ablehnen können.
Erlauben Sie anderen, das Dokument zu kommentieren, ohne den eigentlichen Inhalt zu ändern.
Lassen Sie andere Formulare ausfüllen, ohne das Format oder den Inhalt zu verändern.
Schritt 3: Wählen Sie vor der Freigabe die Option aus, die Ihren Dokumentsicherheitsanforderungen am besten entspricht.
Hinweis: Wenn Sie eine Schutzoption wählen, müssen Sie zum Aktivieren des Schutzes ein Kennwort einrichten.
Sobald Sie den eingeschränkten Bearbeitungsmodus aktiviert haben, können Sie Ihr Dokument sicher mit anderen teilen, da Sie wissen, dass Ihr Inhalt sicher ist.
Verschlüsseln der Datei
Mit WPS Office können Sie Ihre Dokumente auch verschlüsseln, bevor Sie sie mit anderen teilen. Dies verhindert den unbefugten Zugriff, da andere ein Kennwort benötigen, um Ihr Dokument anzuzeigen. Mit den verfügbaren erweiterten Verschlüsselungsoptionen gewährleistet WPS Office die Sicherheit Ihres Dokuments, während es mit anderen geteilt wird. So können Sie Ihre Dokumente mit WPS Office ganz einfach verschlüsseln:
Schritt 1: Öffnen Sie das Dokument in WPS Office und klicken Sie auf die Schaltfläche „Menü“ in der oberen linken Ecke der WPS Writer-Oberfläche.
Schritt 2: Wählen Sie aus der Optionsliste „Dokumentenverschlüsselung“ aus und klicken Sie dann im Flyout-Menü auf „Verschlüsselung“ .
Schritt 3: Nun öffnet sich das Verschlüsselungsfenster. Hier können Sie ein Passwort zum Anzeigen des Dokuments und ein separates Passwort zum Ändern des Dokuments festlegen, was Ihnen mehr Kontrolle und Flexibilität gibt.
Schritt 4: Für erweiterte Verschlüsselungsoptionen scrollen Sie nach rechts und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweitert“ .
Schritt 5: Wählen Sie die gewünschte Verschlüsselungsart für Ihr Dokument und klicken Sie dann auf „OK“.
Schritt 6: WPS Office bietet auch einige Datenschutzoptionen, beispielsweise das Verbergen Ihrer Identität.
Schritt 7: Nachdem Sie die Verschlüsselung Ihres Dokuments bestätigt haben, klicken Sie einfach auf „OK“.
Ihr Dokument wurde nun mithilfe von WPS Office verschlüsselt. Wenn Sie die erweiterte Verschlüsselung eingestellt haben, wird es für Unbefugte schwieriger, die verschlüsselten Daten zu entschlüsseln. Dies trägt dazu bei, vertrauliche Informationen beim Offline-Teilen von Dokumenten zu schützen.
Dokumente online freigeben
Wie andere Online-Textverarbeitungsprogramme bietet auch WPS Office die Möglichkeit, Ihre Dokumente online freizugeben, allerdings mit zusätzlichen Funktionen wie Ablaufdaten und der Möglichkeit, Downloads zu deaktivieren. Diese Funktionen geben Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Dokumente, wenn Sie sie mit anderen teilen. So können Sie Ihre Dokumente mit WPS Office online freigeben:
Schritt 1: Öffnen Sie das Dokument, das Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann einfach oben rechts auf die Schaltfläche „Freigeben“ .
Schritt 2: WPS Office bietet verschiedene Freigabeoptionen, aber bleiben wir vorerst bei der Option „Als Link freigeben“ , mit der Sie Ihre Dokumente online freigeben können.
Schritt 3: Kontrollieren Sie im Feld „Jeder mit dem Link“ den Zugriff auf Ihre Dokumente. Wenn Sie anderen das Bearbeiten des Dokuments erlauben möchten, wählen Sie „Bearbeiten“ aus der Dropdown-Liste oder ändern Sie es in „Anzeigen“ , um es auf die Anzeige zu beschränken.
Schritt 4: Sie können Downloads auch mit dem Schalter deaktivieren, um das Herunterladen Ihrer Dokumente zu verhindern.
Schritt 5: Legen Sie ein Zeitlimit fest! Durch die Festlegung eines Ablaufdatums für Ihren Link können Sie steuern, wie lange das Dokument freigegeben wird. Dies kann in bestimmten Situationen nützlich sein.
Was mir an WPS Office am besten gefällt, ist, dass ich den Link jederzeit nicht mehr freigeben kann, auch wenn ich ein Ablaufdatum festgelegt habe. Mit dieser Option kann ich den Zugriff auf mein Dokument jederzeit unterbinden.
Und das Beste daran ist: Sobald Sie den Link stoppen, wird er ungültig. Wenn Sie das Dokument erneut freigeben möchten, wird ein neuer Link generiert. Das ist im Vergleich zu anderen Tools, bei denen der Link gleich bleibt, wirklich hilfreich. Wenn Sie den Zugriff später wieder zulassen, müssen Sie also kein neues Dokument erstellen, nur um einen neuen Link zu erhalten – Sie können sofort einen neuen Link generieren, um ihn mit einer neuen Gruppe zu teilen.
Verwenden Sie Google Docs
Eine weitere großartige Option zum Online-Teilen von Dokumenten ist Google Docs, ein kostenloses, webbasiertes Tool, mit dem Sie von überall aus an Ihren Dokumenten arbeiten können. Mit integriertem Cloud-Speicher, nahtloser Zusammenarbeit und gemeinsamer Bearbeitung in Echtzeit macht Google Docs das Teilen Ihrer Dateien unglaublich einfach. Darüber hinaus bietet es verschiedene Zugriffskontrollfunktionen, mit denen Sie verwalten können, wer Ihre Dokumente anzeigen oder bearbeiten kann.
Beschränken Sie den Zugriff
Wenn Sie Ihre Dateien online teilen, ist die Kontrolle darüber, wer Zugriff erhält, oft ein großes Problem. Wenn ich einen Link zu meiner Arbeit teile, besteht normalerweise das Risiko, dass dieser Link weitergeleitet wird, sodass ich keine Kontrolle mehr habe. Google Docs behebt dieses Problem, indem Sie nur bestimmten E-Mail-Adressen oder einer E-Mail-Liste Zugriff gewähren können. Auf diese Weise können nur die von Ihnen ausgewählten Personen Ihr Dokument anzeigen, sodass andere nicht darauf zugreifen können, selbst wenn sie über den Link verfügen.
So können Sie mithilfe von Google Docs ein Dokument für bestimmte Personen freigeben:
Schritt 1: Klicken Sie in Google Docs auf die Schaltfläche „Teilen“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Schritt 2: Das Dialogfeld „Teilen“ wird geöffnet. Geben Sie in das Textfeld die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie Ihr Dokument teilen möchten.
Schritt 3: Sie können jetzt die Zugriffsebene auswählen, die Sie dieser E-Mail oder E-Mail-Liste gewähren möchten. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Betrachter“, „Bearbeiter“ oder „Kommentator“ .
Schritt 4: Sie können auch eine Nachricht hinzufügen, um Anweisungen zu geben oder Details zum Dokument bereitzustellen.
Schritt 5: Nachdem Sie den Zugriff eingerichtet haben, klicken Sie auf das Symbol „Link“ , um den Link zu kopieren und freizugeben, oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“ , um das Dokument direkt freizugeben.
Drucken, Bearbeiten und Kopieren/Einfügen verhindern (3 Zugriffsebenen)
Beim Teilen mit Google Docs können Sie bestimmte Einschränkungen für den Zugriff anderer auf Ihre Dateien festlegen. Sehen wir uns an, wie Sie diese Zugriffsebenen anpassen können, bevor Sie Ihre Dokumente teilen:
Schritt 1: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um auf die Freigabeoptionen von Google Docs zuzugreifen.
Schritt 2: Klicken Sie im Abschnitt „Allgemeiner Zugriff“ auf das Dropdown-Menü, um aus zwei Optionen auszuwählen:
Eingeschränkter Zugriff: Dadurch haben Sie die volle Kontrolle über das Dokument. Wenn Sie den Link an andere weitergeben, erhalten diese keinen Zugriff darauf.
Jeder mit dem Link: Mit dieser Option können Sie die Zugriffsebene auswählen, die Sie anderen gewähren möchten.
Schritt 3: Wenn Sie „Jeder mit dem Link“ auswählen , klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Zugriffsebene auszuwählen, die Sie bereitstellen möchten:
Betrachter: Andere können den Inhalt des Dokuments nur anzeigen.
Editor: Dadurch erhält jeder mit dem Link die volle Berechtigung, Änderungen am Dokument vorzunehmen.
Kommentator: Dies ermöglicht anderen, Kommentare zu Ihrem Dokument zu hinterlassen, was hilfreich ist, wenn Sie beispielsweise Feedback zu einer Forschungsarbeit erhalten.
Schritt 4: Nachdem Sie die Zugriffsebene festgelegt haben, klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“, um weitere Kontrollen festzulegen.
Schritt 5: In den Google Docs-Einstellungen stehen Ihnen zwei weitere Optionen zur Auswahl:
Option 1: Dadurch können andere Personen mit „Editor“ -Zugriff die Freigabeberechtigungen verwalten.
Option 2: Diese Option ermöglicht es Benutzern mit „Betrachter“- oder „Kommentator“ -Zugriff, das Dokument herunterzuladen, auszudrucken oder zu kopieren.
Schritt 6: Wenn Sie sich für eine Zugriffsebene entschieden haben, klicken Sie einfach auf „Link kopieren“, um den Link mit anderen zu teilen, oder klicken Sie auf „Fertig“, um das Dialogfeld „Teilen“ zu schließen.
Fügen Sie ein Ablaufdatum hinzu
Beim Teilen von Dateien mit bestimmten E-Mail-Adressen können Sie auch ein Ablaufdatum festlegen, um den Zeitraum zu begrenzen, in dem auf Ihr Google-Dokument zugegriffen werden kann. Diese
Funktion kann sehr hilfreich sein, wird derzeit jedoch von Google Docs nur für berechtigte Arbeits- oder Schulkonten bereitgestellt. Wenn Sie also ein Arbeits- oder Schulkonto haben, können Sie mit den folgenden Schritten ein Ablaufdatum festlegen:
Schritt 1: Geben Sie im Dialogfeld „Teilen“ die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie Ihr Dokument teilen möchten.
Schritt 2: Klicken Sie nun einfach auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Option „Ablauf hinzufügen“ aus .
Schritt 3: Unter dem E-Mail-Feld werden Datum und Uhrzeit angezeigt. Ändern Sie Datum und Uhrzeit entsprechend dem Zeitraum, für den Sie Zugriff gewähren möchten.
Schritt 4: Klicken Sie nun einfach auf „Senden“, um das Dokument per E-Mail zu teilen, oder klicken Sie auf „Link kopieren“, um die Datei über einen Link zu teilen.
Google Docs ist mein bevorzugtes Textverarbeitungsprogramm, wenn ich Dateien mit anderen teilen möchte. Obwohl ich damit bequem von überall auf meine Dokumente zugreifen kann, gibt es auch ein paar Einschränkungen. So fehlt die Verschlüsselung und bestimmte Funktionen wie Ablaufdaten sind auf bestimmte Kontotypen beschränkt.
Verwenden Sie DRM-Software, um die Sicherheit zu verbessern
Bei Google Docs bestehen Sicherheitsbedenken, da es keine Komplettlösung zum Teilen von Dokumenten bietet. Dokumente können leicht an unerwünschte Empfänger weitergeleitet werden. Eine sicherere Möglichkeit zum Teilen Ihrer Dokumente ist die Verwendung von DRM-Software wie Locklizard Safeguard. Safeguard ist eine DRM-Lösung (Digital Rights Management), die Verschlüsselung, Dokumentkontrollen und eine sichere Viewer-Anwendung verwendet, um alle Formen des unbefugten Teilens zu verhindern. Der Grund, warum ich die Locklizard Safeguard-Software nützlich finde, sind ihre erweiterten Sicherheitsfunktionen, die ein sichereres Teilen von Dokumenten ermöglichen.
Verwenden Sie Locklizard Safeguard zum Schutz
Die erste Methode von Locklizard Safeguard, anderen Zugriff zu gewähren, besteht darin, eine Datei im Locklizard Safeguard-System zu speichern und hochzuladen. Sobald Ihr Dokument gespeichert ist, kann es mit anderen geteilt werden. So funktioniert es:
Ihre geschützte PDF-Datei wird auf Ihrer Festplatte gespeichert und ein entsprechender Datensatz im Admin-System erstellt.
Sie richten für jede Person, die Zugriff auf Ihr geschütztes PDF benötigt, ein Benutzerkonto ein.
Ein Link zum Viewer wird dem Benutzer zusammen mit der Lizenzdatei automatisch per E-Mail zugeschickt.
Nachdem der Viewer installiert und die Lizenzdatei (durch einfaches Anklicken) aktiviert wurde, ist er an das jeweilige Gerät gebunden und kann ohne Ihre entsprechende Berechtigung nicht anderswo aktiviert werden.
Sie haben die vollständige Kontrolle darüber, auf welche geschützten Dokumente jeder Benutzer über das Admin-System zugreifen kann.
Sie können Ihre DRM-geschützten Dokumente dann mit Google Docs freigeben.
Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Dokument in Google Docs und klicken Sie oben links auf das Menü „Datei“ .
Schritt 2: Klicken Sie dann auf die Option „Herunterladen“ und wählen Sie „PDF-Dokument (.pdf)“, um das Google-Dokument als PDF herunterzuladen.
Schritt 3: Suchen Sie die heruntergeladene PDF-Datei, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie aus den Optionen „Sicheres PDF erstellen“ aus.
Schritt 4: Wählen Sie als Nächstes die DRM-Steuerelemente aus, die Sie mit Safeguard Writer anwenden möchten.
Hinweis: Wenn Sie zusätzlichen Schutz wünschen, können Sie ein dynamisches Wasserzeichen hinzufügen, das den Namen des Benutzers anzeigt. Dies hält die Leute davon ab, mit einem anderen Gerät Fotos vom Bildschirm zu machen.
Schritt 5: Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um das gesicherte PDF auf Ihrem Computer zu speichern. Dadurch wird die Datei verschlüsselt und automatisch ein Datensatz im Admin-System erstellt.
Schritt 6: Erstellen Sie für jede Person, die das geschützte PDF anzeigen soll, ein Benutzerkonto. Gehen Sie dazu einfach im Admin-System auf die Registerkarte „Kunden“ und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Schritt 7: Gewähren Sie Ihrem Kunden Zugriff, indem Sie das Dokument im Admin-System auswählen und ihm die gewünschten Berechtigungen zuweisen.
Schritt 8: Um das PDF freizugeben, laden Sie es auf Google Drive hoch und klicken Sie auf das Freigabesymbol.
Mit Locklizard geschützte Dokumente im Browser anzeigen
Die Desktop-Version von Locklizard Safeguard ist sicher, aber ein langwieriger Prozess. Ihr Zweck besteht darin, hochsensible Dokumente zu schützen. Wenn Sie Ihre Dokumente jedoch mit weniger Sicherheit, aber besserer Kontrolle als bei Google Docs freigeben möchten, bietet Locklizard auch eine webbasierte Lösung. So funktioniert es:
Schritt 1: Um den Locklizard Safeguard-Webviewer nach der Sicherung Ihres Dokuments zu aktivieren, wählen Sie einfach „Im WEB schützen …“ im Fenster „Schutzstatus“ .
Schritt 2: Alternativ starten Sie die Web-Publisher-Anwendung, wählen die Dokumente aus, die Sie in den Cloud-basierten Web Viewer hochladen möchten, und klicken dann auf „Alle veröffentlichen“.
Schritt 3: Um einem Kunden Web Viewer-Zugriff zu gewähren, wählen Sie auf der Registerkarte „Kunden“ Ihres Admin-Portals die Pfeile für weitere Details neben seinem Namen aus.
Schritt 4: Setzen Sie dann unter „Web Viewer“ ein Häkchen bei „Aktiviert“ und senden Sie ihnen ihre Anmeldeinformationen.
Mit Einschränkungen in PDF konvertieren
Eine weitere Möglichkeit, Dokumente sicher mit anderen zu teilen, besteht darin, sie in PDFs zu konvertieren. PDFs gelten im Allgemeinen als sicherer als Word-Dokumente. Ein wichtiges Merkmal ist der Kennwortschutz, der unbefugten Zugriff verhindert.
Ich bevorzuge für diese Aufgabe WPS Office, da es die Konvertierung von Word-Dokumenten in PDFs vereinfacht. Darüber hinaus bietet es einen leistungsstarken PDF-Editor, der Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Dateien gibt. Sehen wir uns die PDF-Funktionen von WPS Office genauer an und wie es Ihnen dabei helfen kann, Dokumente sicher mit anderen zu teilen.
Als PDF exportieren
Sie können Ihre Datei im PDF-Format exportieren. Dies ist eine fantastische Möglichkeit, Ihre Dokumente freizugeben, da die Wahrscheinlichkeit unbefugter Änderungen dadurch erheblich verringert wird. Die Sicherheit kann jedoch manchmal dennoch ein Problem darstellen. WPS Office sorgt für Sicherheit, indem es umfassende Sicherheitsfunktionen bietet, die über die einfache Freigabe hinausgehen. So können Sie Ihr Dokument ganz einfach als PDF exportieren:
Schritt 1: Öffnen wir zunächst das Word-Dokument mit WPS Office.
Schritt 2: Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Menü“ , die Sie in der oberen linken Ecke der WPS Writer-Benutzeroberfläche finden, und wählen Sie im Menü die Option „Als PDF exportieren“ aus.
Schritt 3: Das Dialogfeld „Als PDF exportieren“ wird geöffnet, wo Sie Einstellungen wie Dateipfad und Seitenbereich anpassen können, bevor Sie fortfahren.
Schritt 4: Nachdem Sie die erforderlichen Einstellungen konfiguriert haben, klicken Sie auf „Exportieren“, um den Konvertierungsvorgang abzuschließen.
Sobald das Dokument in ein PDF konvertiert wurde, können Sie es mit erhöhter Sicherheit freigeben. Wenn Sie die Sicherheit Ihres Dokuments jedoch noch weiter verbessern möchten, empfehle ich die Verwendung von WPS PDF. Damit können Sie Ihr PDF verschlüsseln und ein Kennwort einrichten, um den Zugriff einzuschränken. So ist Ihr Dokument noch besser geschützt.
Passwortschutz beantragen
Sie können die Kennwortschutzfunktion in WPS PDF verwenden, um Ihr PDF im Wesentlichen zu sperren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Mit diesem leistungsstarken Tool können Sie verschiedene Sicherheitsstufen festlegen. Sie können ein Kennwort zum Anzeigen des Dokuments und ein separates Kennwort zum Bearbeiten erstellen.
Schritt 1: Öffnen Sie das PDF-Dokument, das Sie gerade mit WPS PDF konvertiert haben.
Schritt 2: Gehen Sie in WPS PDF zur Registerkarte „Schützen“ und wählen Sie dann „Verschlüsseln“ aus der Schützen-Multifunktionsleiste.
Schritt 3: Im Fenster „Verschlüsseln“ finden Sie zwei Optionen zum Einrichten eines Kennworts:
Legen Sie das Öffnungskennwort fest: Dies schützt Ihr PDF-Dokument vor unbefugtem Zugriff. Die Person, mit der Sie das PDF teilen, benötigt das Kennwort, um den Inhalt anzuzeigen.
Legen Sie ein Passwort für das Bearbeiten und Extrahieren fest: Dadurch wird der Zugriff auf Funktionen wie Drucken oder Kopieren eingeschränkt. Durch das Festlegen eines Passworts können Sie verhindern, dass Ihre Inhalte weiter verbreitet werden.
Schritt 4: Nachdem Sie Ihr Passwort festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bestätigen“, um die Verschlüsselung anzuwenden.
Hinweis: Bewahren Sie das Kennwort unbedingt an einem sicheren Ort auf und machen Sie Kopien davon. Sobald Sie das Kennwort einmal festgelegt haben, kann es nicht wiederhergestellt werden, da WPS Office aus Sicherheitsgründen keine Kennwörter speichert.
Schritt 5: Schließen Sie die PDF-Datei nun einfach und versuchen Sie erneut, sie zu öffnen. Sie werden sehen, dass für den Zugriff auf das Dokument ein Kennwort erforderlich ist.
Mit dieser Methode können Sie auch bestimmte Funktionen einschränken, z. B. verhindern, dass jemand den Inhalt druckt oder kopiert. So haben Sie die volle Kontrolle darüber, wie Ihr Dokument freigegeben und verwendet wird, und können sich ganz beruhigt zurücklehnen.
Wasserzeichen verwenden
ein Wasserzeichen zu Ihrer PDF-Datei hinzufügen, wird der Dokumentenschutz auf ein ganz neues Niveau gehoben. Während ein Kennwortschutz sicherstellt, dass niemand Ihre PDF-Datei kopieren oder drucken kann, fügt ein Wasserzeichen eine weitere Schutzebene hinzu. Wasserzeichen dienen als sichtbares Abschreckungsmittel und halten jeden davon ab, Screenshots oder Fotos Ihrer Inhalte zu machen.
Schritt 1: Öffnen Sie Ihre PDF-Datei in WPS PDF und gehen Sie zur Registerkarte „Bearbeiten“ .
Schritt 2: Klicken Sie nun einfach auf die Schaltfläche „Wasserzeichen“ in der Multifunktionsleiste „Bearbeiten“, um die verfügbaren Wasserzeichenoptionen anzuzeigen.
Schritt 3: Wählen Sie aus den verfügbaren voreingestellten Wasserzeichenoptionen, um Ihrer PDF-Datei direkt ein Wasserzeichen hinzuzufügen.
Schritt 4: WPS PDF bietet auch die Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Wasserzeichen hinzuzufügen. Klicken Sie einfach auf „Hinzufügen“ , um ein benutzerdefiniertes Wasserzeichen für Ihr PDF zu erstellen.
Schritt 5: Erstellen Sie im Fenster „Wasserzeichen einfügen“ Ihr benutzerdefiniertes Wasserzeichen, indem Sie Schriftart, Farbe, Deckkraft und andere Einstellungen festlegen.
Schritt 6: Nachdem Sie Ihr Wasserzeichen erstellt haben, klicken Sie auf „OK“, um das Wasserzeichen effektiv in Ihre PDF-Datei einzufügen.
Mit einem Wasserzeichen können Sie den Besitzanspruch geltend machen und die Kontrolle über Ihr Dokument behalten, selbst in Fällen, in denen jemand versucht, andere Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen. Dieser zusätzliche Schritt stellt sicher, dass Ihr Inhalt sicher und unverkennbar Ihr Eigentum bleibt.
FAQs
1. Sind Google Docs privat?
Google Docs können vor anderen Benutzern geheim bleiben, solange Sie sie nicht freigeben und eine starke Kontosicherheit verwenden. Da sie jedoch keine End-to-End-Verschlüsselung haben, behält Google die Möglichkeit, auf Ihre Dokumente zuzugreifen und sie bei Bedarf an die Strafverfolgungsbehörden weiterzugeben. Darüber hinaus sammelt Google Daten zur Serviceverbesserung und -analyse, was Ihre Privatsphäre beeinträchtigen kann.
2. Kann ich VPNs zum Schutz meiner Daten verwenden?
Ja, die Verwendung von VPNs ist eine effektive Möglichkeit, Ihre Daten zu schützen. Angesichts der zunehmenden Zahl von Remote-Arbeitsplätzen ist es unerlässlich, vertrauliche Informationen vor unsicheren öffentlichen Netzwerken zu schützen. Indem Sie Ihre Mitarbeiter dazu verpflichten, über ein VPN auf Unternehmensdateien zuzugreifen, können Sie Ihre Daten vor potenziellen Bedrohungen schützen. Dieser Ansatz bietet eine zusätzliche Verschlüsselungsebene, verbessert die Privatsphäre und sorgt für eine sichere Arbeitsumgebung.
3. Wie konvertiere ich Dokumente in PDFs?
Mit der Funktion „Als PDF exportieren“ von WPS Office können Sie Ihre Dokumente ganz einfach in PDF-Dokumente konvertieren. Folgen Sie einfach diesen Schritten:
Schritt 1: Öffnen Sie das Word-Dokument mit WPS Office.
Schritt 2: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Menü“ in der oberen linken Ecke der WPS Writer-Benutzeroberfläche und wählen Sie dann im Menü die Option „Als PDF exportieren“ aus.
Schritt 3: Das Dialogfeld „Als PDF exportieren“ wird geöffnet und ermöglicht Ihnen, Einstellungen wie Dateipfad und Seitenbereich anzupassen.
Schritt 4: Nachdem Sie die erforderlichen Einstellungen konfiguriert haben, klicken Sie auf „Exportieren“, um den Konvertierungsvorgang abzuschließen.
