Eine E-Mail abzuschließen ist wahrscheinlich schwieriger als sie zu beginnen. Sie wissen, was Sie dem Empfänger sagen möchten, aber wie Sie Ihre E-Mail beenden, ist wirklich wichtig, weil Sie dem Empfänger eine letzte Erinnerung an das geben möchten, was Sie von dieser E-Mail möchten, und einen bleibenden Eindruck hinterlassen möchten. In diesem Artikel werde ich Ihnen alles darüber erzählen, wie Sie eine gute E-Mail schreiben, mit einem besonderen Fokus darauf, wie Sie eine E-Mail auf die bestmögliche Weise beenden können.
Was ist ein E-Mail-Abschluss?
Eine E-Mail effektiv zu beenden, ist in der Tat entscheidend, da es einen bleibenden Eindruck hinterlässt und beeinflussen kann, wie Ihre Nachricht aufgenommen wird. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die E-Mail-Abschlüsse wichtig machen:
Schlusszeilen:
Dies bezieht sich auf die Zusammenfassung oder die letzte Bemerkung, die Sie am Ende Ihrer E-Mail hinzufügen. Es ist entscheidend, weil es Ihre Hauptbotschaft oder Absicht verstärkt und einen bleibenden Eindruck beim Empfänger hinterlässt. Eine gut formulierte Schlusszeile kann Ihre Hauptpunkte zusammenfassen, Dankbarkeit ausdrücken oder Erwartungen für weitere Maßnahmen festlegen.
Abschiedsformel:
Die Abschiedsformel ist das Wort oder der Satz, den Sie kurz vor Ihrem Namen in einer E-Mail verwenden. Es dient als höflicher und professioneller Weg, Ihre Nachricht abzuschließen. Übliche Abschiedsformeln sind "Mit besten Grüßen", "Hochachtungsvoll", "Freundliche Grüße", "Danke" und Variationen davon. Die Wahl einer geeigneten Abschiedsformel hängt vom Ton und der Formalität Ihrer E-Mail und von Ihrer Beziehung zum Empfänger ab.
Signatur:
Ihre Signatur in einer E-Mail umfasst typischerweise Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihre Kontaktdaten und manchmal zusätzliche persönliche Details wie die Website Ihres Unternehmens oder Social-Media-Profile. Sie bietet wesentlichen Kontext darüber, wer Sie sind und wie der Empfänger Sie erreichen kann, wenn er weitere Informationen benötigt oder antworten möchte. Die Einbeziehung einer Signatur gewährleistet Klarheit und Professionalität in Ihren E-Mail-Kommunikationen.
Allgemeine und professionelle E-Mail-Abschlüsse [Formal]
Wenn es um professionelle Kommunikation geht, ist es entscheidend zu wissen, wie man eine E-Mail höflich und professionell beendet. Ein gut formulierter E-Mail-Abschluss kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen und den Ton für zukünftige Interaktionen festlegen. Als jemand, der unzählige professionelle E-Mails geschrieben hat, kann ich nicht genug betonen, wie wichtig dieser oft übersehene Aspekt der E-Mail-Etikette ist. In diesem Abschnitt werde ich verschiedene Aspekte des E-Mail-Abschlusses diskutieren, einschließlich geeigneter Schlussphrasen, Abschiedsformeln und zusätzlicher Überlegungen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten.
Wann schreiben wir formelle E-Mails?
Wir schreiben formelle E-Mails in professionellen Umfeldern oder wenn wir mit Personen kommunizieren, die wir nicht gut kennen. Ich benutze oft einen formellen Ton in verschiedenen Situationen:
Bewerbungen: Wenn ich Bewerbungsschreiben oder Nachfragen zu Bewerbungen sende, ist ein formeller Ton entscheidend, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
Geschäftskommunikation: Ob es mit Kunden, potenziellen Partnern oder der oberen Führungsebene ist, formelle E-Mails helfen, ein professionelles Bild aufrechtzuerhalten.
Akademische Umfelder: Wenn ich mit Professoren, Verwaltungsmitarbeitern oder in wissenschaftlichen Diskussionen korrespondiere, wird normalerweise ein formeller Ton erwartet.
Offizielle Anfragen oder Beschwerden: Wenn ich an Organisationen oder Regierungsbüros herantrete, kann eine formelle E-Mail sicherstellen, dass meine Nachricht ernst genommen wird.
In diesen Situationen kann das Wissen darüber, wie man eine E-Mail professionell beendet, einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie Ihre Nachricht aufgenommen wird. Ich überprüfe immer meinen Abschluss, um sicherzustellen, dass er mit dem Gesamton der E-Mail übereinstimmt und das angemessene Maß an Respekt vermittelt.
Aber was ist ein guter Schlusssatz für eine E-Mail? Noch wichtiger, wie schreibt man einen E-Mail-Abschluss effektiv? Das kann oft verwirrend sein, wenn Sie den Zweck Ihrer E-Mail und Ihre Beziehung zum Empfänger nicht kennen.
Ein guter E-Mail-Abschluss besteht aus einem starken Schlusssatz, gefolgt von einer Abschiedsformel. Lassen Sie uns einige Beispiele für jeden dieser beiden Elemente ansehen, um zu verstehen, wie sie in einem E-Mail-Abschluss funktionieren.
5 beste Schlusszeilen
Um eine E-Mail professionell zu beenden, stelle ich immer sicher, dass ich einen Schlusssatz einfüge, der den Hauptpunkt zusammenfasst oder die nächste Aktion anregt. Werfen wir einen Blick auf die 5 besten Schlusszeilen für formelle E-Mails:
„Bitte halten Sie mich informiert...“
Diese Schlusszeile ist hervorragend, wenn Sie um Updates oder fortlaufende Kommunikation bitten. Zum Beispiel:
„Bitte halten Sie mich über alle Entwicklungen bezüglich des Projektzeitplans informiert.“
Dieser Satz bittet den Empfänger höflich, den Kontakt aufrechtzuerhalten und relevante Informationen zu teilen, was besonders nützlich in laufenden beruflichen Beziehungen oder Projekten ist.
„Ich würde es schätzen, wenn...“
Diese Phrase ist eine höfliche Möglichkeit, um eine Bitte zu äußern oder Dankbarkeit auszudrücken. Zum Beispiel:
„Ich würde es schätzen, wenn Sie das angehängte Dokument überprüfen und mir bis Freitag Ihr Feedback geben könnten.“
Diese Schlusszeile sagt klar, was Sie vom Empfänger benötigen, während sie einen höflichen und professionellen Ton beibehält.
„Danke für Ihre Überlegung.“
Dies ist eine vielseitige und respektvolle Möglichkeit, Dankbarkeit auszudrücken, die besonders nützlich ist, wenn Sie eine Anfrage stellen oder sich um eine Position bewerben. Ein Beispiel wäre:
„Danke für Ihre Überlegung. Ich freue mich auf die Gelegenheit, meine Qualifikationen weiter zu besprechen.“
Diese Schlusszeile zeigt Wertschätzung für die Zeit und Aufmerksamkeit des Empfängers, was einen positiven Eindruck hinterlassen kann.
„Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.“
Diese Schlusszeile drückt Vorfreude auf zukünftige Kommunikation aus und kann sanft zu einer Antwort anregen. Zum Beispiel:
„Ich freue mich darauf, von Ihnen bezüglich der nächsten Schritte im Bewerbungsprozess zu hören.“
Dieser Satz zeigt Ihr Interesse an einer Fortsetzung des Gesprächs und kann besonders effektiv in Nachfass-E-Mails oder nach Interviews sein.
„Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie weitere Informationen benötigen.“
Diese Schlusszeile bietet Hilfe an und öffnet die Tür für weitere Kommunikation. Ein Beispiel könnte sein:
„Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie zusätzliche Informationen zu meinem Vorschlag benötigen.“
Dieser Satz zeigt Ihre Bereitschaft, mehr Details oder Klarstellungen anzubieten, was in komplexen beruflichen Situationen hilfreich sein kann.
5 beste Abschiedsformeln
Nach dem Schlusssatz verwende ich einen formellen Abschluss. Einige meiner bevorzugten Optionen sind:
Mit freundlichen Grüßen
Herzliche Grüße
Hochachtungsvoll
Ihr(e)
Respektvoll
Diese Abschlüsse sind für die meisten formellen Situationen geeignet. Sie vermitteln Respekt und Professionalität, ohne zu vertraulich zu sein. Die Wahl zwischen ihnen hängt oft vom spezifischen Kontext und Ihrer Beziehung zum Empfänger ab.
Lassen Sie uns ansehen, wie diese Abschlüsse in verschiedenen formellen Anlässen verwendet werden könnten:
Bewerbungsschreiben:
„Vielen Dank, dass Sie meine Bewerbung in Betracht ziehen. Ich freue mich auf die Gelegenheit, zu besprechen, wie meine Fähigkeiten zu Ihren Bedürfnissen passen.
Hochachtungsvoll,
[Ihr Name]“
Einladung:
„Wir hoffen, dass Sie an diesem wichtigen Ereignis teilnehmen können. Bitte antworten Sie bis zum [Datum].
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]“
Empfehlungsschreiben:
„Ich empfehle [Name] nachdrücklich für die Position. Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
Ihr(e),
[Ihr Name]“
Geschäftsvorschlag:
„Ich freue mich darauf, diesen Vorschlag bei Gelegenheit näher zu besprechen.
Respektvoll,
[Ihr Name]“
Nachverfolgung nach einem Interview:
„Vielen Dank noch einmal, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um mit mir zu sprechen. Ich bin begeistert von der Möglichkeit, Ihrem Team beizutreten.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]“
Tipps und Tricks für das Schreiben von formellen E-Mail-Abschlüssen:
Beim Verfassen von formellen E-Mail-Abschlüssen halte ich immer diese Tipps im Hinterkopf:
Stimmen Sie den Ton auf die Situation ab: Berücksichtigen Sie den Zweck Ihrer E-Mail und Ihre Beziehung zum Empfänger. Eine Bewerbung könnte einen anderen Abschluss erfordern als eine routinemäßige Geschäftskommunikation.
Verwenden Sie eine professionelle Abschlusszeile: Fügen Sie vor Ihrem Abschluss einen Satz hinzu, der Ihren Hauptpunkt zusammenfasst oder den nächsten Schritt angibt.
Wählen Sie einen angemessenen Abschluss: Halten Sie sich an klassische, professionelle Optionen wie „Hochachtungsvoll“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Respektvoll“. Vermeiden Sie in formellen Kontexten zu vertrauliche oder lässige Abschlüsse.
Geben Sie Ihren vollständigen Namen an: In professionellen Umgebungen ist es am besten, mit Ihrem vollständigen Namen abzuschließen und nicht nur mit Ihrem Vornamen.
Fügen Sie Ihre Kontaktdaten hinzu: Geben Sie Ihre Berufsbezeichnung, den Firmennamen, die Telefonnummer und alle anderen relevanten Kontaktdaten unter Ihrem Namen an.
Korrekturlesen: Fehler im E-Mail-Abschluss können einen schlechten letzten Eindruck hinterlassen. Überprüfen Sie immer auf Tippfehler oder Formatierungsprobleme.
Personalisierter und lässiger E-Mail-Abschluss [Informell]
Wenn es um informelle Kommunikation geht, kann das Wissen, wie man eine E-Mail freundlich und entspannt beendet, dazu beitragen, Ihre persönlichen und beruflichen Beziehungen zu stärken. Meiner Erfahrung nach können lässige E-Mail-Abschlüsse Ihre Nachrichten authentischer und zugänglicher wirken lassen, was in weniger formellen Kontexten oft geschätzt wird.
Wann schreiben wir informelle E-Mails?
Wir schreiben in der Regel informelle E-Mails, wenn wir mit Personen kommunizieren, die wir gut kennen und mit denen wir eine angenehme Beziehung haben. Dazu gehören:
Familienmitglieder und enge Freunde
Langjährige Kollegen oder Arbeitsfreunde
Mitglieder sozialer oder Interessengruppen
Teammitglieder in einer entspannten Arbeitsumgebung
In diesen Situationen ist ein lässigerer Ton nicht nur angemessen, sondern oft auch erwartet. Er hilft, die Wärme und Vertrautheit Ihrer Beziehung aufrechtzuerhalten, selbst in schriftlicher Kommunikation.
5 Empfohlene lässige Abschlüsse
Nun wollen wir einige empfohlene lässige Abschlüsse für informelle E-Mails erkunden:
Danke!
Dieser einfache, freundliche Abschluss eignet sich hervorragend, wenn Sie Dankbarkeit ausdrücken oder um einen Gefallen bitten. Zum Beispiel: „Kannst du mir das Rezept schicken, wenn du Zeit hast? Danke!“
Liebe Grüße
Dieser fröhliche Abschluss ist sowohl im Britischen als auch im Amerikanischen Englisch beliebt. Er ist lässig, aber nicht zu vertraulich, was ihn vielseitig für verschiedene Beziehungen macht: „Ich freue mich darauf, nächste Woche bei einem Kaffee zu plaudern. Liebe Grüße!“
Pass auf dich auf
Dieser Abschluss zeigt, dass Ihnen das Wohlbefinden des Empfängers am Herzen liegt. Er ist besonders gut geeignet, um Gespräche auf eine warme Note zu beenden: „Ich hoffe, du fühlst dich bald besser. Pass auf dich auf!“
Bis bald
Dieser lässige Abschluss impliziert ein fortlaufendes Gespräch und eignet sich gut für Personen, mit denen Sie regelmäßig kommunizieren: „Das ist alles für jetzt. Bis bald!“
Beste Grüße
Dies ist eine verkürzte Version von „Beste Wünsche“ oder „Alles Gute“. Er ist etwas formeller als die anderen und eignet sich für Situationen, die zwischen lässig und professionell liegen: „Lass mich wissen, was du von dem Vorschlag hältst.
Beste Grüße,
[Ihr Name]“
Tipps und Tricks für das Schreiben von informellen E-Mail-Abschlüssen:
Hier sind einige Dinge, die Sie beim Schreiben eines informellen E-Mail-Abschlusses beachten sollten:
Verwenden Sie freundliche Abschlusszeilen: Vor Ihrem Abschluss könnten Sie eine persönliche Note hinzufügen wie „Ich hoffe, du hast ein tolles Wochenende!“ oder „Richte der Familie meine besten Grüße aus!“
Wählen Sie lässige Abschlüsse: Fühlen Sie sich frei, entspanntere Optionen wie „Liebe Grüße“, „Pass auf dich auf“ oder einfach nur „Danke!“ zu verwenden.
Verwenden Sie Vornamen: In den meisten informellen Situationen ist es völlig in Ordnung, nur mit Ihrem Vornamen abzuschließen.
Passen Sie sich dem Stil des Empfängers an: Achten Sie darauf, wie die andere Person ihre E-Mails abschließt, und versuchen Sie, ihren Grad an Lässigkeit zu spiegeln.
Seien Sie sich des Kontexts bewusst: Auch in informellen Situationen sollten Sie den Inhalt Ihrer E-Mail berücksichtigen. Wenn Sie ein ernstes Thema besprechen, sollte Ihr Abschluss das widerspiegeln.
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WPS Office bietet eine Vielzahl von Tools, die das Schreiben von E-Mails einfacher und professioneller machen. Egal, ob Sie neu im Verfassen von E-Mails sind oder einfach Zeit sparen möchten, WPS Office hat Funktionen, die Ihnen helfen.
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Grammatik- und Syntaxprüfung:
WPS Office verfügt über fortschrittliche Werkzeuge, die über eine einfache Rechtschreibprüfung hinausgehen. Es überprüft sorgfältig Grammatik und Syntax und hilft Ihnen, Fehler zu beseitigen und professionelle Klarheit in Ihren E-Mails aufrechtzuerhalten. Dies stellt sicher, dass Ihre Nachrichten nicht nur fehlerfrei sind, sondern auch Ihre Gedanken klar und professionell vermitteln.
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Häufig gestellte Fragen
1. Was ist eine aufrichtige Art, eine E-Mail zu beenden?
Eine aufrichtige Art, eine E-Mail abzuschließen, besteht darin, eine Abschlusszeile zu verwenden, die Engagement ermutigt und Wertschätzung ausdrückt. Hier sind vier effektive Ansätze:
Halten Sie mich auf dem Laufenden: Wenn Sie eine fortlaufende Kommunikation zu einem Projekt wünschen, geben Sie dies klar an. Dies zeigt, dass Sie den Input des Empfängers schätzen.
Danken Sie: Dem Empfänger für seine Unterstützung zu danken, hilft, Ihre Beziehung zu stärken. Es ist auch vorteilhaft, ihre zukünftigen Bemühungen anzuerkennen, aber seien Sie vorsichtig, nicht zu viel anzunehmen.
Fragen Sie nach spezifischen Informationen: Wenn Sie eine direkte Antwort benötigen, kann es hilfreich sein, Ihre Anfrage als Frage zu formulieren, um Ihr Bedürfnis nach deren Input zu betonen.
Feedback Einladen: Den Empfänger zu ermutigen, seine Gedanken zu teilen, zeigt, dass du seine Perspektive schätzt und fördert die Zusammenarbeit.
2. Welche Fehler sollte ich vermeiden, wenn ich eine E-Mail beende?
In der professionellen E-Mail-Kommunikation ist es wichtig, bestimmte Fehler zu vermeiden, die deine Glaubwürdigkeit mindern können. Hier sind wichtige Punkte, die du beachten solltest:
Zu informelle Abschlüsse: Sei vorsichtig, wenn du lockere Abschlüsse verwendest. Dazu gehören übermäßig freundliche Phrasen, Slang oder einfach nur dein Name oder ein Strich davor.
Kein Abschluss oder keine Unterschrift: Einen Abschluss und deinen Namen in den meisten professionellen E-Mails einzufügen, ist wichtig, selbst bei laufenden Gesprächen. Das Weglassen dieser kann unhöflich wirken.
Standard-E-Mail-Signatur: Viele E-Mail-Programme erstellen eine Standard-Signatur, die oft das Gerät oder Betriebssystem enthält, das verwendet wird. Diese Informationen sind normalerweise nicht hilfreich und können den Eindruck erwecken, dass du dir nicht viel Mühe gegeben hast. Passe deine Signatur stattdessen mit relevanten Informationen an, anstatt die Standardversion zu verwenden.
Einen bleibenden Eindruck mit deiner E-Mail hinterlassen
Im Laufe meiner Karriere als Schriftsteller habe ich zahlreiche E-Mails geschrieben und intensiv mit Redakteuren zusammengearbeitet. Ich habe die Feinheiten effektiver E-Mail-Abschlüsse gelernt, um sicherzustellen, dass jede Nachricht einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Ich habe umfassende Tipps geteilt, um diesen wichtigen Aspekt der Kommunikation zu meistern und zu lernen, wie man eine E-Mail beendet.
Denke daran, dass du mit WPS Office in Reichweite deine E-Mail-Abschlüsse auf ein neues Niveau heben kannst. Egal, ob du ein Angebot abschließt, ein Projekt nachverfolgst oder einem Kunden dankst, WPS Office bietet die Werkzeuge, die du benötigst, um einen großartigen Abschluss zu gestalten. Lade dir WPS Office noch heute herunter und sieh, wie es dir helfen kann, einen bleibenden Eindruck bei deinen Empfängern zu hinterlassen.
